Anke Fröchling hat ein – wie ich finde – mutiges Buch geschrieben. Das Mutige ist, dass es alles andere als spektakulär, sogar auf den ersten Blick recht nüchtern klingt. “Wertschätzend korrespondieren” heißt es. Untertitel: “Wie Sie mit Wissen, Einfühlung und Respekt erfolgreiche E-Mails und Briefe schreiben.” Ein ganzes Buch – 220 Seiten – “nur” über das Schreiben von Mails und Briefen?! Ja! Denn Anke Fröchling ist zum einen genau die Richtige, um so ein Thema in Angriff zu nehmen: Sie kennt sich aus, ist Schreibcoach, Trainerin für berufliches und wissenschaftliches Schreiben, sprich: Sprache ist ihr Hauptbetätigungsfeld.

Zum anderen ist das Thema auf ungeahnte Weise aktuell – das ist zumindest mein persönlicher Eindruck: Wir haben uns an eine Art Stakkato-Sprache gewöhnt, die eher mit Emojis als mit ausgeschriebenen Sätzen hantiert. Und hinterfragen dabei oft noch nicht einmal, ob und wie wir das stirnrunzelnde Nicht-Smiley in einen ausgeschriebenen Satz bringen würden. Wollen wir das überhaupt? Hat das was in unserer beruflichen Korrespondenz zu suchen? Eher nicht. Da liegt vielleicht sogar eine Verwechslung vor: Weil wir auf der gleichen Tastatur, am gleichen Bildschirm in Social-Media-Kanälen schreiben UND unsere Korrespondenz erledigen. Da kommt vielleicht auch mal was durcheinander …

Doch auch den anderen Fall gibt es: Wir sind uns nur allzu bewusst, dass wir beruflich schreiben (müssen) und ziehen uns vor lauter Schreck auf scheinbar bewährte, althergebrachte Formulierungen zurück – ohne sie je zu hinterfragen. “Staubtrocken” nennt Fröchling solche Formulierungen völlig zu recht.

Und dabei habe ich den wichtigsten Punkt bis jetzt noch gar nicht näher betrachtet: Wertschätzung. Was für ein schönes Wort! Ich komme gleich noch darauf zurück …

Und außerdem habe ich durchaus den Verdacht, dass gerade „wie Babyboomer“ mit solchen Gedanken (noch) was anfangen können. Was absolut kein Vorteil ist, vielleicht sogar eher die Missverständnisse in der Kommuniuaktion der Generationen untereinander fördern hilft. Aber das ist nur mein – ganz privater – Verdacht ….

“Das Verstaubte” – Symptome und Ursachen

Erst einmal: “Warum hält sich das Amts-, Juristen-, Kaufmannsdeutsch so hartnäckig?” Wirklich eine gute Frage! Fröchling führt dafür mehrere Gründe an – und fast alle haben etwas mit dem Wort “verstaubt” zu tun. Etwa: “Verstaubte Formulierungen werden [in Betrieben, an Schulen, Universitäten] unreflektiert übernommen und verteidigt”. Warum ist das so? Warum tun wir das? Eine Antwort liegt sicher in dem Wort “unreflektiert”. Klingt erst einmal wie eine verlockend simple Erklärung: Wir müssen nur mal über das nachdenken, was wir da tun – und schon wird alles anders. Stimmt das wirklich, genügt das schon? Leider nicht. Denn im Grunde geht es in Fröchlings Buch um Symptome. Und um Ursachen.

Die Symptome sind erschreckend zahlreich: sehr häufig eben genau in diesem Gefühl von “Verstaubtheit” der Sprache. Aber auch in der Tatsache, dass viele Empfängerinnen und Empfänger stöhnen: “Hilfe, ich verstehe das nicht!” Weil es zu kompliziert formuliert ist. Weil da etwas “gemacht” werden soll – also passiv, statt aktiv formuliert wird. Weil eine Mail unlogisch, unübersichtlich aufgebaut ist. Weil die Sätze so lang sind, dass ich schon gar nicht mehr weiß: Was bezieht sich worauf? Oder weil der Brief vor Fremdworten, Fachbegriffen und/oder Abkürzungen nur so strotzt. Kurz: Manche Korrespondenz KANN kaum oder nur schwer richtig verstanden werden. Doch das ist noch immer ein Symptom.

Was könnte die Ursache sein? Da baut Fröchling eine kluge, kleine Pirouette ein und fragt: “Wie schätze ich mich eigentlich (beim Schreiben) selbst ein?” Eher rational, eher impulsiv, emotional oder eher traditionell verhaftet? Und was ist mit dem Unternehmen, für das ich arbeite – wofür steht das, wofür möchte es stehen? Genau hier beginnt die Wertschätzung konkrete Form anzunehmen: Indem ich mich selbst und meine wichtigsten Impulse erkenne, verstehe und reflektiere, schenke ich sozusagen meiner eigenen Stimme Wertschätzung. Das ist Fröchling wichtig, denn später folgt noch ein ganzes Kapitel, das sich mit meiner eigenen “Psychohygiene” beschäftigt.

Auch die Korrespondenz ist ein Kommunikations-Vorgang

In der Kommunikation bin ich ja nie allein, darum gehört unbedingt ein weiterer Aspekt dazu: Erst, wenn ich verstehe, mit welchem Leitbild, in welcher (Unternehmens-)Kultur die Firma unterwegs ist, für die ich arbeite, kann ich so korrespondieren, dass Inhalte und Firmenwerte zusammenpassen. Und wenn ich dann auch noch verstehen lerne, wie meine wichtigsten – vielleicht regelmäßigen – Korrespondenzpartnerinnen und -partner “ticken”, kann ich ihnen in der Art, WIE ich formuliere, entgegenkommen. Dieses Entgegenkommen ist ein erster, überaus wichtiger Schritt zur aktiven Wertschätzung.

Das alles bleibt keine “graue Theorie” im luftleeren Raum, ganz im Gegenteil: Fröchling unterteilt in ihrem Buch sehr anschaulich die vier Grundtypen der Kommunikation nach Farben und leitet – im Anhang – daraus Anregungen ab, wie wir am besten miteinander korrespondieren könnten. Etwa: Der Kunde ist “ein herzlicher Typ” oder: “wirkt eher distanziert und förmlich”. Mindestens so wichtig sind die Aussagen zu dem Unternehmen, für das ich arbeite. Zum Beispiel: “Perfektion ist unsere Maxime” oder: “Wir sind unkonventionell und provozieren auch manchmal ein bisschen”. Nicht zu vergessen: Meine eigene “Stimme”. Die hat nämlich immer Bereiche, in denen sie sich wohler fühlt als in anderen. Das zeigt sich am deutlichsten bei der Frage: “Wünsche ich mir (in meiner Korrespondenz) eher Nähe oder Distanz?”

Wo komme ich ins Spiel, wo mein Gegenüber?

Um das möglichst konkret feststellen zu können, greift Fröchling auf das Modell eines Psychoanalytikers  und eines Paartherapeuten zurück, das als “Riemann-Thomann-Modell” bekannt wurde. Das wichtigste Ziel dieses Modells ist, “zwischenmenschliche Polarisierungen und Eskalationen verstehbar” zu machen, um so mögliche Konflikte lösen zu können, vielleicht erst gar nicht entstehen zu lassen. Der “Test” dafür ist relativ einfach: Über die “Grundtendenzen” Nähe, Distanz, Dauer und Wechsel  entsteht ein individuelles “Heimatgebiet”. Das kann ich mit Hilfe des Buches für mich selbst wie  für meine Korrespondenzpartner:innen erstellen.

Diese Tests sind keine Spielerei, denn Anke Fröchling merkt sehr zu recht an, dass wir spätestens dann, wenn wir in “stressige Situationen” geraten, oft dazu neigen, in unser jeweiliges Extrem zu verfallen. Damit setzen wir Korrespondenzpartner:innen meistens ebenfalls unter Stress. Dann ist nicht nur jedes Gefühl für Wertschätzung auf beiden Seiten gefährdet, sondern oft schaukelt sich die Situation hoch und höher. Gar nicht gut! Wer dagegen sein Heimatgebiet und das seiner Korrespondenzpartner:innen kennt, kann einerseits viel besser wertschätzend mit ihnen korrespondieren. Und andererseits auch eigene Entwicklungen ins Auge fassen, denn das “Heimatgebiet” ist ja kaum etwas anderes als die “Komfortzone”, die wir manchmal bewusst verlassen müssen, um uns sinnvoll entwickeln zu können. In jedem Fall liegt hier ein Schlüssel dafür, um – auch in der geschäftlichen Korrespondenz – mehr Flexibilität in unserer Handlung und mehr Verständnis für andere entwickeln zu können.

Damit haben wir schon eine Antwort auf die eingangs zitierte Frage: Warum hält sich in der beruflichen Korrespondenz manche seltsame, seltsam verstaubte Sprachnutzung so hartnäckig? Antwort: Wenn sie “unreflektiert übernommen” und sogar noch “verteidigt” wird, können wir davon ausgehen, dass sich da niemand Gedanken über die eigenen Grundtendenzen und/oder die seiner Korrespondenzpartner:innen gemacht hat.

Wertschätzung. Ganz konkret

Bei Wertschätzung geht es also wesentlich um die Persönlichkeiten der jeweils Interagierenden – das untermauert Fröchling noch mit einem Kapitel zur Transaktionsanalyse. Und: Es geht um den Einsatz/die Verwendung von Sprache. Was liegt da näher, als auf die Prinzipien der Gewaltfreien Kommunikation zu verweisen? Die Grundfragen dabei sind alle Beobachtungen, die uns helfen zu erkennen: “Wie sieht meine Welt aus?” Und: “Wie sieht deine Welt aus?” Um aus diesen Fragen zu einer wertschätzenden Kommunikation zu kommen, ist es extrem wichtig, erst einmal zu beobachten, ohne gleich zu bewerten. Im nächsten Schritt geht es darum, die eigenen wie die Bedürfnisse des Gegenübers zu erkennen. Danach sollte es – im Idealfall – nicht mehr allzu schwer fallen, eine Bitte zu formulieren, einen Handlungsimpuls auszulösen oder eine positive Rückmeldung zu geben. Das ist natürlich immer dann besonders wichtig, wenn ich auf Beschwerden, anderen Missmut oder eine Reklamation reagiere.

Am Ende des Buches steht ein “Fahrplan” in zehn Schritten, der das Wichtigste noch einmal auf den Punkt bringt. Wenn es um Korrespondenz (und anderes Geschriebenes …) geht, springt mir noch ein Satz ins Auge – denn das deckt sich absolut mit meinen eigenen Erfahrungen: “Gewinnen Sie etwas Abstand […], schlafen Sie eine Nacht darüber, wenn möglich.”

Mein Fazit

Das ist ein wirklich wertvolles Buch, das umfassend und sehr praxisnah allen möglichen Störungen der (schriftlichen) Kommunikation auf den Grund geht. Klar, Korrespondenz geschieht immer schriftlich. Aber das, was Fröchling hier beschreibt, stelle ich mir auch als Fundgrube für Menschen vor, die mündlich kommunizieren, manchmal vermitteln, moderieren oder Diskussionen leiten (müssen). Nicht zu vergessen: alles, was wir in den Social-Media-Kanälen so von uns geben …

Genau genommen, ist dieses Buch eigentlich ein kleines Einmaleins der Kommunikation. Mit Zusatztipps für die wertschätzende, leicht gelingende schriftliche Form der Kommunikation – Korrespondenz eben.

Und vor allem: Es bezieht Stellung. Kernaussage ist, dass wir uns alle selbst wie untereinander so bewusst und entschieden wie möglich Wertschätzung entgegen bringen sollten. Wer nicht weiß, wie das gelingen kann: In diesem Buch lernen Sie es. Schritt für Schritt. Und so umfassend wie sonst kaum irgendwo.

Das Buch

Anke Fröchling veröffentlicht bei tredition. Ihr erstes Buch habe ich begleitet (“Professionelles Schreibcoaching -Konzept, Methoden, Praxis“). Von Wertschätzend korrespondieren – Wie Sie mit Wissen, Einfühlung und Respekt erfolgreiche E-Mails und Briefe schreiben” bekam ich ein kostenloses Rezensionsexemplar, danke dafür! Aber weder das noch die Tatsache, dass ich Anke Fröchling kenne, hat mich in irgendeiner Weise beeinflusst …

Wer das Buch bestellen möchte, kann das direkt bei tredition tun. Oder im Shop der Autorenwelt (da gibt es noch 7% Zusatzverdienst für die Autorin). Oder überall sonst, wo es Bücher gibt – der Preis ist immer gleich: 24,99 Euro. ISBN: 978-3-347-33746-6, 220 Seiten.